Software per la gestione dei documenti

Obiettivo

Proporre un software che organizza e facilita la gestione ottimale di documenti, informazioni, dati e processi.

Stiamo vivendo un periodo veramente critico e inaspettato, che ha un impatto su tutti i settori e di conseguenza sul nostro business.
In questo scenario incerto e in continua evoluzione siamo costretti a cambiare l’organizzazione e l’operatività del nostro lavoro all’interno dell’azienda, inserendo nuove modalità come lo smart working.

Le aziende così si ritrovano spesso sommerse da dati provenienti da varie fonti, che vengono archiviati in modo disomogeneo e non condiviso: ad esempio informazioni provenienti dal sistema gestionale, file e cartelle personali, email, tabelle di Excel, database.

Nasce quindi la necessità di una condivisione e collaborazione, non solo nella gestione dei documenti.

Funzionalità

  • Archiviazione documenti in aree specifiche standard, con possibilità di ampliarle e personalizzarle a piacimento.
  • Compatibilità con i sistemi cloud disponibili gratuitamente o a costi limitati sul mercato (es: Dropbox, Google Drive, One Drive).
  • Accessibilità anche da clienti o fornitori esterni con interfacce personalizzate.
  • Scadenziario che consente la gestione delle scadenze inserite su tutte le aree.

Caratteristiche

  • Permette un nuovo modo di lavorare per tutte le risorse aziendali, accessibile da pc o da mobile per la consultazione e l’inserimento di documenti.
  • Viene creato un motore di ricerca interno con le opportune credenziali di accesso.
  • Le informazioni e gli accessi agli archivi vengono gestiti in modo sicuro.
  • L’importazione dei documenti diventa semplice, senza la necessita di interventi o personalizzazioni del sistema gestionale/ERP.
  • Si definiscono chiavi di indicizzazione personalizzabili a piacere e modificabili per l’archiviazione mirata e l’estrazione del contenuto.

Esempi pratici

  • Trovi l’informazione in modo intuitivo e immediato, secondo le regole di archiviazione stabilite.
  • Puoi unire un’immagine all’informazione tramite scansione, fotografia o allegato.
  • Chi lavora in esterno può archiviare documenti (immagini, scontrini) direttamente nelle specifiche cartelle tramite il proprio smartphone o tablet, senza bisogno di rinominare il documento.
  • Il manager o l’interessato (clienti, fornitori e laboratori esterni) possono accedere ai dati da qualsiasi postazione dotata di collegamento internet. Avranno a disposizione ad esempio contratti, lavori svolti, disegni, cataloghi, listini, verbali, documenti fornitori.
  • L’azienda edile può avere la disponibilità dei disegni, archiviando dal cantiere i DdT e i certificati dei materiali.


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