Gestionale manutenzioni: il software che stavi cercando

Lo scopo del nostro Software per la manutenzione degli impianti è di ravvicinare l’attività di chi opera in esterno con l’ufficio. E’ ideale per assegnare incarichi di lavoro ai tecnici, gestire la pianificazione e creare report sul lavoro svolto, allegando immagini e documenti.

Il software per la gestione di impianti industriali

Le realtà che operano nel campo della manutenzione degli impianti hanno la necessità di assegnare incarichi di lavoro e di avere una reportistica completa delle attività svolte. Abbiamo realizzato una piattaforma per agevolare queste imprese, evitando di produrre documentazione cartacea non più necessaria.

Funzionalità del gestionale

Attività commerciale:

  • Clienti: contiene i dati anagrafici dei clienti come ad esempio: le sedi,  i contatti collegati alla sede, la categoria del cliente (privati, condomini, aziende ecc) e tariffe applicate al cliente del tipo “a consuntivo” con tariffazione oraria più il diritto di chiamata e “a corpo”. Sono previste valorizzazione per le ore ordinarie, straordinarie, notturne e festive, oltre che diritto di chiamata. La tariffa può essere attribuita a vari livelli: categoria clienti, singolo cliente o a singolo contratto.  
  • Impianti dei clienti: sono identificati con un codice univoco e riportano tutti i dati necessari alla loro completa identificazione e rintracciabilità. Sono disponibili le informazioni tecniche e storiche degli interventi effettuati con le relative foto allegate qualora presenti, integrabili in modo semplice ed intuitivo con ulteriori documenti o informazioni tecniche da consultare. Per ogni impianto possono essere specificati i ricambi per consentire una facile individuazione dei componenti da sostituire e la relativa garanzia. L’utilizzo di un QrCode generato per ogni impianto e applicato fisicamente all’impianto consente al tecnico di identificare l’impianto e visualizzare tutte le informazioni utili ad identificarlo, interventi eseguiti, dati del cliente ecc per poter effettuare un nuovo intervento.
  • Preventivi: sono generabili dal sistema a partire dai dati del cliente in base alla tipologia di impianto. I preventivi confermati potranno diventare commesse di lavoro o task da assegnare direttamente ai tecnici per svolgere il lavoro.

Gestione del servizio:

  • Contratti di manutenzione: in apposita sezione sono gestiti i contratti di manutenzione che prevedono interventi programmati dei vari impianti presso i clienti. Il sistema consente di definire la durata del contratto, il numero di interventi previsti da contratto, la loro pianificazione e il sistema di fatturazione.
  • Attività / Tasks: il sistema consente di pianificare e assegnare ai tecnici gli interventi di assistenza o attività da svolgere con il dettaglio di tutte le informazioni necessarie in merito, ad esempio, a indirizzi e riferimenti, storico degli interventi ed immagini. I task hanno uno “stato” modificabile che segue l’avanzamento fino alla conclusione del lavoro.  Lo stato del task identifica se una attività è terminata oppure è in fase di lavorazione ed è possibile consultare in tempo reale il totale delle ore preventivate rispetto alle ore effettivamente impiegate in quella attività. A richiesta, può essere inviato un sms o altre notifiche su Whatsapp o Telegram (questi servizi hanno un costo di attivazione e gestione aggiuntivo). 
  • Planning interventi: in una unica videata è possibile selezionare il tecnico o i tecnici ai quali assegnare gli interventi pianificati. La visualizzazione dei lavori è per giorno, settimana, mese. 
  • Rapportini: per assistenza a chiamata e programmata gli operatori attraverso la App installata sullo smartphone saranno in grado di “completare” i dati rispetto a tutte le informazioni già disponibili relative a cliente, indirizzo e impianto, il dettaglio del lavoro svolto, i materiali utilizzati, allegare foto collegate automaticamente al rapportino senza necessità di catalogazione, allegare eventuali spese da documentare (es: scontrino pranzo, autostrada, spese accessorie). Il sistema rileva le coordinate GPS del luogo di registrazione per la rilevazione dei tempi di viaggio (aspetto da definire in base alle vostre esigenze). Se valutato utile è possibile predisporre una check list da compilare per registrare specifiche informazioni. Il sistema consente la generazione del Rapporto di intervento in pdf firmabile direttamente sul dispositivo del tecnico da inviare al cliente. Dall’ufficio è possibile visionare gli interventi che vengono man mano completati con tutte le informazioni immediatamente disponibili e fatturabili.
  • Mezzi: i mezzi aziendali sono inseriti come anagrafica e, dove presente, gestito il GPS del mezzo. Le scadenze assegnate possono essere specificate e generare gli alert via mail.
  • Scadenziario: raggruppa tutte le scadenze imputabili a clienti, impianti, personale, mezzi, per poterle consultare e gestire. Con i giorni di preavviso stabiliti, il sistema genera una mail di riepilogo indirizzata ai destinatari assegnati.
  • Timbrature: questa funzionalità permette agli utenti di effettuare le timbrature direttamente dallo smartphone con i dati principali della data, ora, dipendente, coordinate gps e associando l’attività o la commessa in modo da attribuire direttamente le ore al lavoro svolto. Una nuova funzionalità permette direttamente dal task da svolgere di marcare l’inizio della attività e la fine della attività con un semplice tasto così da automatizzare l’inserimento delle ore di presenza.  
  • Personale: i nominativi che possono accedere alla App sono inseriti nel software in apposita sezione con le credenziali assegnate. Sono determinati i singoli ruoli, le funzionalità del software a cui può accedere e le tariffe orarie. Questa anagrafica comprenderà sia la parte degli utenti di amministrazione, gestione, controllo e operatività dell’azienda.

Caratteristiche vantaggi

  • Inserimento degli ordini sul gestionale e assegnazione degli incarichi ai tecnici. 
  • Generazione automatica dell’elenco degli incarichi direttamente sul dispositivo del singolo tecnico.
  • Completamento dei dati inseriti nell’incarico tramite tablet o smartphone.
  • Firma sul posto direttamente su dispositivo mobile da parte del cliente, senza necessità di documenti cartacei.
  • Generazione del report finale, che può essere inviata a cliente ed amministrazione. 
  • Redazione della fattura in automatico da parte dell’amministrazione.

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