Easy4Rent: Software per la gestione del noleggio attrezzature

Conosciamo bene il mondo del noleggio PLE e le aziende che si occupano di questo servizio, variano dalle piccole realtà, con parco macchine limitato, a quelle di grandi dimensioni, spesso con più sedi. Conosciamo le loro esigenze, il bisogno di informazioni puntuali e precise, condivise in tempo reale con tutti gli incaricati delle varie funzioni operative. Ad esempio:

  • Il Commerciale a diretto contatto con i clienti che ha bisogno di dare risposte puntuali sulla disponibilità delle macchine e dei loro Accessori e poterle prenotare;
  • l’ufficio Pianificazione: deve conoscere perfettamente lo stato delle prenotazioni, lo stato delle macchine e comunicare efficacemente con il reparto Assistenza di officina,
  • l’officina deve gestire le persone e i ricambi per la manutenzione e la preparazione delle macchine per la consegna ai clienti.

Queste esigenze si amplificano per le aziende che hanno più sedi o che collaborano strettamente con partner commerciali con cui scambiano servizi relativi a mezzi o attività operative. 
Le aziende hanno bisogno di un unico strumento informatico, completo, in grado di gestire tutte queste attività in modo efficace, predisposto per la comunicazione e per la pianificazione operativa.
Abbiamo sviluppato Easy4Rent, il software completo dedicato alla gestione di tutte le attività relative al noleggio di PLE.

Cosa fa il software

Easy4Rent è in grado di gestire tutte le fasi operative e gestionali compresa la generazione dei DdT e la fatturazione elettronica. Il software può quindi essere utilizzato in modo indipendente o totalmente integrato con il Software gestionale come descritto nella Sezione 02. Personalizziamo tutta la documentazione necessaria per la gestione del rapporto con il cliente che sarà totalmente generata e gestita dal nostro software.

Funzionalità

L’applicazione Web è composta dalle sezioni
Attività commerciale:

  • Anagrafiche clienti: contiene i dati anagrafici principali dei clienti con riferimento alle sedi, ai contatti e la loro anagrafica, i preventivi e i contratti di noleggio. 
  • Gestione delle richieste dei clienti: consente di gestire il dialogo interno tra i responsabili aziendali relativo alle richieste del cliente (es: offerta, sopralluogo, noleggio, manutenzione) ed assegnazione dell’incarico al personale di riferimento. Un messaggio o e-mail verrà inviata all’inserimento per avvertire l’incaricato o gli incaricati assegnati alla attività.
  • Gestione dei sopralluoghi: l’incaricato al sopralluogo ha la possibilità di registrare direttamente in cantiere tramite Tablet o successivamente in ufficio le caratteristiche del cantiere, completando le informazioni già disponibili nella sezione Richieste clienti. Nel dettaglio, è possibile compilare una check list di requisiti appositamente definita relativi a dispositivi particolari, requisiti a carico del cliente, attrezzature necessarie a corredo del noleggio. Per ogni campo è previsto un campo note.
  • Preventivi e Ordini Clienti: sulla base dei listini inseriti nella App, con le personalizzazioni del caso per singolo cliente, è possibile generare le Offerte partendo da questa sezione o dai dati ed informazioni già raccolti in fase di richiesta e/o di sopralluogo. Le offerte sono visionabili in formato elenco con il relativo stato: evidenziato con appositi colori personalizzabili: Offerta in elaborazione, Conferma Ordine, Offerta rifiutata, Offerta non accettata. L’inserimento di un nuovo cliente in anagrafica e di tutte le informazioni che lo riguardano è possibile da ciascuna sezione della App (Clienti, Richieste, Sopralluoghi, Offerte/Ordini). Una volta completata l’offerta o l’ordine sarà possibile creare il docx o il pdf della stampa da poter inviare al cliente direttamente dalla App avendo la mail del cliente specificata nella sua anagrafica. Una attività di tipo invio email viene memorizzata in modo da avere lo storico delle azioni compiute sul cliente.

Gestione del noleggio:

  • Pianificazione: consente la visualizzazione chiara ed intuitiva della pianificazione e disponibilità delle macchine, comprese quelle ferme per la manutenzione. Tutta l’attività di noleggio è gestibile a partire dalle fasi commerciali sopra descritte o direttamente dal planning noleggio. Le modifiche in corso d’opera concordate con il cliente (es: prolungamenti o riduzione dei giorni di noleggio) saranno facilmente gestibili dai PC o dai dispositivi mobili. I dati inseriti relativi ai singoli noleggi sono immediatamente disponibili e fruibili su tutti i dispositivi collegati. Sarà possibile registrare nel planner la macchina impegnata selezionando i giorni o intervallo di giorni senza dover creare il preventivo.
  • Noleggio a freddo e a caldo: Il Planning è distinto per il noleggio con o senza operatore con la possibilità di associare al singolo noleggio “a caldo” il personale dedicato in relazione alle disponibilità e impegni (la App prevede un apposito planning per il personale operativo dedicato al noleggio a caldo).
  • Consegna e ritiro delle macchine: è gestita tramite PC o dispositivi mobili, completando i dati già automaticamente disponibili con quanto definito con il cliente sul posto (km e/o ore di utilizzo, eventuali danni presenti al momento della consegna). Lo strumento consente di firmare direttamente sul Tablet la ricezione della macchina e l’attestazione della familiarizzazione ricevuta sulle funzionalità e requisiti di sicurezza, creando automaticamente un documento pdf che tramite e-mail arriva direttamente al cliente. Stessa cosa si ripete per la fase di ritiro della macchina in contraddittorio con il cliente per eventuali danni riscontrati.
  • Trasporto mezzi: tramite apposita sezione della App è possibile gestire dal Planning l’impegno dei mezzi adibiti al trasporto in cantiere dei mezzi.
  • Sospensione mezzi dalla disponibilità: in fase di ritiro del mezzo dal noleggio è possibile registrare l’esito del controllo effettuato e da quale operatore, incaricato di stabilire se rendere disponibile il mezzo per il noleggio o se sospenderlo per la manutenzione creando in automatico un intervento di manutenzione per quel mezzo specifico.
  • Scadenziario: dove è necessario pianificare una scadenza per avere il preavviso via mail o via sms sarà possibile inserire la data di scadenza, la ricorrenza e la durata. Le scadenze vengono accentrate in una schermata unica in modo da poterle visualizzare e filtrare per priorità. E’ possibile strutturare gruppi di scadenze codificate per poi poterle assegnare in blocco all’oggetto della scadenza.

Assistenza officina:

  • Pianificazione: anche per il reparto assistenza è previsto un apposito planning per le proprie attività, integrato con quello del noleggio per fermare e sbloccarne la disponibilità. 
  • Interventi di manutenzione: Informaticamente potranno essere gestite tutte le fasi di predelivery tra due noleggi e l’attività di registrazione degli interventi di manutenzione programmata e straordinaria delle macchine, ore di intervento e ricambi utilizzati.
  • Assistenza esterna: possibilità di visionare sul posto manuali tecnici, effettuare fotografie che l’ufficio è in grado di visionare qualora sia attiva la connessione e registrare eventuali accordi con il cliente. È possibile associare le macchine ai clienti.

Fatturazione e integrazione con il gestionale:

  • Fatturazione del servizio svolto: in relazione alle tariffe impostate e al servizio erogato il sistema ha possibilità di redigere DdT e Fatture anche nella versione elettronica, importabili nel Software gestionale o gestibili autonomamente.
  • Integrazione con il gestionale: con una procedura specifica i dati dei preventivi verranno trasferiti e sincronizzati direttamente nel gestionale in modo da poter avere i dati di fatturazione nel gestionale.
  • Statistiche delle principali informazioni di interesse: per il cliente come, ad esempio:
  • noleggi effettuati per cliente e per macchine; indicatori economici di redditività per singolo noleggio, macchina o cliente.

Caratteristiche e vantaggi

  • Tempestività delle informazioni su ubicazione delle macchine, impegno e disponibilità istantaneamente aggiornata su tutti i dispositivi. 
  • Raccolta e comunicazione semplice delle informazioni per il commerciale.
  • Predisposizione di offerte in tempo reale da trasmettere al cliente direttamente sul posto.
  • Gestione della consegna delle macchine senza ausilio di carta a supporto, prevedendo controlli operativi sulle attrezzature al rientro.
  • Ottimizzazione della fase di assistenza, con possibilità di trasmettere foto e avere a portata di smartphone o tablet i manuali delle macchine, gestendo i ricambi e il magazzino.
  • Analisi statistiche sull’attività commerciale per macchina e sugli operatori

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