Noleggio e firma digitale, eliminare la carta ora è possibile

Pubblicato su Rental Blog il 06.03.2025

Uno degli argomenti più comuni tra chi è scettico riguardo alla digitalizzazione nel settore del noleggio è la convinzione che la carta sia indispensabile, in particolare per la firma dei contratti.

Molti, infatti, considerano la firma su carta come un passaggio fondamentale e insostituibile per garantire la validità legale di un accordo. Tuttavia, questa visione sta diventando sempre più obsoleta, poiché esistono soluzioni digitali che offrono una validità legale pari, se non superiore, a quella della carta.

Esaminiamo quindi come le soluzioni digitali possano oggi garantire sicurezza e validità legale alla gestione documentale delle aziende di noleggio, rispondendo ai dubbi di chi ancora fatica ad abbandonare la carta, specialmente per la firma dei contratti.

La validità legale della firma digitale nel noleggio

Sebbene possa rappresentare ancora una novità per qualcuno, la firma elettronica è riconosciuta a livello legale in tutti i Paesi dell’Unione Europea, Italia inclusa.

Il Regolamento eIDAS (Regolamento UE N. 910/2014), infatti, stabilisce che la firma elettronica ha lo stesso valore legale di una firma su carta, a condizione che venga utilizzata una tecnologia adeguata e sicura. Ciò significa che un contratto firmato digitalmente, se realizzato con i giusti sistemi di autenticazione e certificazione, ha lo stesso valore di un contratto firmato fisicamente.

Anche in Italia quindi la firma elettronica è pienamente valida e può essere utilizzata in tutte le operazioni legali, incluse quelle relative al noleggio di beni e servizi. La firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (FEQ) garantisce l’identità del firmatario e l’integrità del documento, offrendo peraltro una protezione legale ancora più robusta rispetto a quella che potrebbe garantire una firma cartacea.

Easy4Rent: la soluzione per eliminare la carta nel noleggio

Il software Easy4Rent, proposto da anni al mercato dalla Software house bolognese XGroup, offre una soluzione semplice ed efficace per eliminare completamente la carta dal processo di noleggio.

Easy4Rent è stato sviluppato per digitalizzare l’intero processo di noleggio, dalla sottoscrizione del contratto alla consegna e riconsegna delle macchine, includendo la gestione dell’informativa privacy e i report dell’assistenza.

Attraverso il software, ogni documento relativo al noleggio viene creato, firmato e archiviato digitalmente, eliminando la necessità di stampare e gestire documenti cartacei. In questo modo, non solo si ottimizzano i tempi, ma si riduce anche il rischio di errori e smarrimenti legati alla gestione dei documenti fisici.

Come funziona la firma digitale su Easy4Rent

Per garantire una transizione fluida verso l’uso esclusivo della firma digitale, XGroup prevede un passaggio iniziale molto semplice e sicuro: un documento cartaceo da firmare con il cliente, che stabilisce chiaramente l’accordo di utilizzare la firma digitale per i contratti futuri.

In questo documento, il cliente riconosce esplicitamente che da quel momento in poi tutti i contratti di noleggio saranno gestiti tramite firma elettronica. Oltre a tranquillizzare i clienti che potrebbero avere dubbi sulla validità della firma digitale, questo accordo cartaceo iniziale funge anche da base legale per la transizione completa alla digitalizzazione.

Questo passaggio garantisce sicurezza, mantenendo un legame con la tradizione della firma fisica, ma con i vantaggi di praticità e protezione offerti dal digitale.

Una schermata dimostrativa di Easy4Rent

Semplicità e trasparenza con la firma su device

Una delle funzionalità più apprezzate di Easy4Rent è la possibilità per i clienti di firmare direttamente su un dispositivo mobile (tablet o smartphone) in modo rapido e intuitivo.

Il cliente ha la possibilità di visualizzare in tempo reale il documento che sta per firmare, garantendo totale trasparenza sul contenuto del contratto e tutelando il noleggiatore dal rischio di incomprensioni o contestazioni future.

Una volta che la firma è apposta, il sistema può inviare automaticamente una copia del documento firmato via email al cliente, allegando il contratto appena firmato in modo da fornire subito una prova immediata e digitale dell’accordo. Nello specifico, il cliente riceve il proprio documento in formato PDF, facilmente archiviabile e consultabile in qualsiasi momento.

Easy4Rent, la digitalizzazione che riduce i costi e aumenta l’efficienza

Con l’adozione di Easy4Rent, le aziende di noleggio possono dunque risparmiare sui costi legati alla carta e alla gestione fisica dei documenti, ottimizzando nel contempo l’intero processo.

La firma digitale velocizza il ciclo di noleggio, riduce il rischio di errori e semplifica l’archiviazione e il recupero dei documenti.

In questo modo, il software aiuta a migliorare l’efficienza aziendale, riducendo il tempo impiegato nel trattamento dei documenti e migliorando al contempo l’esperienza d’uso del cliente.