Personalizzazione, ascolto e supporto diretto: il gestionale secondo XGroup

Pubblicato su Rental Blog il 12.12.2024 –

Abbiamo parlato con tre noleggiatori che hanno implementato Easy4Rent per digitalizzare la propria azienda. Ecco la loro esperienza

“Siamo stati seguiti”. È questa la frase che ci ha colpito di più intervistando alcuni noleggiatori che hanno implementato Easy4Rent, il gestionale sviluppato dalla software house bolognese Xgroup per offrire al mercato una soluzione informatica in grado di gestire tutte le fasi del noleggio.

È un dettaglio che balza all’occhio, soprattutto conoscendo le difficoltà che tanti noleggiatori hanno incontrato nel momento in cui hanno provato a digitalizzare la propria azienda, senza ricevere però dai propri partner l’attenzione necessaria sia nella personalizzazione del software che nelle delicate fasi di importazione dei dati e formazione del personale.

Le difficoltà dei noleggiatori nell’installazione dei software gestionali

L’implementazione di un software gestionale, infatti, è un processo complicato per le aziende, che potrebbero caricarsi di aspettative positive in fase contrattuale salvo poi trovarsi a vivere situazioni più difficili di quanto immaginato.

Ciò potrebbe essere causato da diversi fattori: da un’inaspettata “rigidità” del sistema, che spesso provoca resistenze interne da parte del personale che dovrà usarlo, alla mancata disponibilità da parte del fornitore ad assecondare nei tempi necessari anche semplici richieste. 

Le difficoltà si possono poi acuire nel tempo anche a causa di un rapporto con il fornitore troppo “meccanico” e basato sull’apertura dei ticket. Questo approccio spesso risulta inefficace, poiché le richieste incomplete o imprecise, dovute alla scarsa comprensione delle dinamiche del software, alimentano un circolo vizioso di insoddisfazione e disservizi.

La conseguenza è un senso di scoramento che spesso porta a una progressiva rinuncia all’utilizzo del software o, nei casi migliori, a un semplice accontentarsi delle poche funzionalità che si è riusciti a implementare con successo in azienda.

L’esperienza dei clienti di XGroup con Easy4Rent

Per scoprire come XGroup ha ovviato a queste problematiche, abbiamo parlato con tre aziende di noleggio che hanno scelto di installare Easy4Rent: Ciemme Noleggi di Seregno, che da oltre tre anni utilizza il software per tutte le fasi di noleggio sia a caldo che a freddo; F.I.M. SRL di Novara, specializzata nel noleggio senza operatore; ed Edilmaco di Roma, che in pochi mesi ha già implementato il software in tre aziende del gruppo.

A loro abbiamo chiesto di raccontarci la loro esperienza, concentrandosi in particolare su tre aspetti molto importanti:

• com’è stata vissuta la fase di implementazione del software;
• quanti e quali reparti utilizzano lo strumento e contribuiscono alla sua integrazione;
• e infine se il sistema abbia portato a un miglioramento delle performance.

Dalle chiacchierate fatte con loro, possiamo innanzitutto dire che l’obiettivo dichiarato anche attraverso il nome del software, “Easy”, sembra ampiamente confermato nei fatti.

Edilmaco ha sottolineato come Easy4Rent si distingua per la sua intuitività e semplicità d’uso, offrendo una visualizzazione chiara e ben organizzata delle informazioni essenziali.

Per F.I.M., l’aspetto più rilevante dell’esperienza con XGroup è stata l’assistenza ricevuta e la possibilità di dialogare telefonicamente o per mail con il programmatore di riferimento. Un elemento cruciale, poiché consente al fornitore di comprendere a fondo le esigenze dell’azienda e tradurle efficacemente in soluzioni informatiche.

Ciemme ha infine evidenziato come il software sia notevolmente evoluto rispetto all’inizio, grazie al continuo contributo delle diverse esperienze accumulate. Un esempio è la recente nuova versione per telefono o tablet, personalizzata per ciascun reparto con le sole funzioni necessarie al personale; oppure il sistema che predispone e invia automaticamente i documenti insieme all’offerta relativa alle macchine.

Un gestionale perfettamente integrato con ogni funzione aziendale

Un altro aspetto che emerge chiaramente dall’esperienza di questi noleggiatori è la cura dedicata da XGroup all’integrazione delle proprie soluzioni con le tecnologie e i processi già presenti nelle aziende clienti.

Particolare attenzione viene posta infatti al collegamento con i software amministrativi e gli altri strumenti preesistenti che l’azienda desidera mantenere, creando così un unico sistema digitale integrato.

Un “contenitore” centralizzato in grado di coprire tutte le aree operative: CRM, gestione di offerte e contratti, pianificazione di macchine e personale, consegna e rientro dei mezzi, assistenza per officine interne ed esterne, gestione dei ricambi e analisi in tempo reale delle performance.

Easy4Rent offre vantaggi significativi anche in termini di tracciabilità e archiviazione, grazie alla possibilità di collegare automaticamente documenti e informazioni alla cronologia di ciascun noleggio (come offerte, contratti firmati, schede tecniche delle macchine, DdT, documenti firmati alla consegna e riconsegna, fotografie e rapporti di manutenzione) o a specifiche voci del menu (come ad esempio gestione dei documenti del personale, attestati di formazione e patenti).

Inoltre, grazie ad accordi chiari e trasparenti con i clienti, i noleggiatori possono gestire le transazioni in modo efficiente con documenti digitalmente firmati, come contratti, ricevute di consegna e riconsegna, o rapporti di manutenzione. Questi documenti vengono inviati istantaneamente via e-mail in ogni fase operativa, eliminando di fatto l’utilizzo della carta e semplificando notevolmente anche la gestione amministrativa.